O envio de documentos, a nível europeu, ascende a uma média de 570 e 630 a nível italiano, as PME enviam até 1,7 documentos por dia, e tudo isso sem levar em conta grandes indústrias e multinacionais. Um grande desperdício de papel, tempo e dinheiro (que pode chegar a mais de 3.400 euros) que com o uso da tecnologia e das ferramentas digitais que temos, como a assinatura eletrônica, isso poderia ser facilmente coibido.

Você assinaa plataforma de assinatura eletrónica SaaS, que visa desmaterializar integralmente milhões de documentos em Itália até 2023, monitorizou e analisou os preços e prazos de envio do correio normal e expresso de todos os prestadores de serviços postais nacionais dos 27 países da UE, produzindo um ranking que , para alguns países, incluindo a Itália, não é particularmente lisonjeiro.

Com efeito, enquanto a Alemanha, Áustria, Holanda, Portugal, Bélgica, Chipre e Malta lideram o ranking em declarar a entrega da carta registada com entrega normal no prazo de um dia , nos antípodas os Correios Romenos fecham o ranking com 5 dias para entrega, mas certamente não é melhor para Itália quem está aí penúltimo local com 4 dias para entregar uma carta registrada padrão ao seu destino.

“O envio de documentos em papel é o que chamamos de ‘gargalo’, ou seja, a fase do trabalho que gera congestionamento nos fluxos de trabalho e causa atrasos, muitas vezes nos processos de produção em cadeia, seja de bens ou serviços“, comenta Fabian Stanciu, Country Manager Itália e Gerente Internacional da Yousign. “A digitalização, sem dúvida, desempenha um papel importante porque nos permite fazer as coisas mais rápido, melhor e até em maior número. Assinar um contrato, por exemplo, pode levar muito tempo, se for feito da forma clássica com assinatura manuscrita: para isso, é preciso imprimir, a assinatura do gerente e enviar ao destinatário. Nesta fase, a folha é assinada, digitalizada em todas as páginas, uma cópia do contrato é guardada e devolvida pelo correio. Tudo isto demora em média 15 dias úteis, enquanto que com a assinatura eletrónica é possível não só enviar um documento instantaneamente ao destinatário, mas também assiná-lo de forma segura, protegida e juridicamente vinculativa em menos de 15 minutos e com um custo por documento de apenas 50 centavos“.

Outro capítulo diz respeito aos preços de envio, que variam consideravelmente de país para país. O cetro de serviço mais barato vai para a Bulgária, onde o provedor de serviço cobra 79 centavos por carta registrada. A Lituânia segue onde o frete é um pouco mais caro com 1,25 euros. A Polónia fecha o pódio em terceiro lugar com 1,37 euros. Na parte inferior do ranking, os países mais caros são a Dinamarca, com 12,90 euros, a Suécia com 9,69 euros e a Finlândia com 9 euros. Itália sobe alguns lugares no ranking de dias de entrega e ocupa o 21º lugar com 5,40 euros por cada carta registada padrão enviada. vai um pouco melhor para envios para o Bel Paese se optar pela entrega expressa que a um custo de 7,30 euros (um pouco abaixo da média europeia) garante a entrega no prazo de um dia. Neste caso, o serviço postal italiano ocupa a 18ª posiçãonum ranking que ainda vê a Bulgária como o país mais barato com 97 cêntimos, enquanto se torna muito caro para as empresas dinamarquesas e holandesas que fecham o ranking respetivamente com 19,48 euros e 24,80 para um envio expresso.

“Falando em dinheiro desperdiçado, um estudo do Gartner calculou até 3% da receita de uma empresa que é gasta, ou melhor, jogada fora no papel”, conclui Fabian Stanciu de Yousign. “Uma verdadeira montanha de papel que, uma vez arquivado, em 80% dos casos, nunca mais será considerado. Sem falar no custo das impressoras e sua manutenção, toners e cartuchos e, em última análise, o espaço que ocupam, o que pode levar uma empresa a gastar até 120.000 euros por ano”.